１−１ 写真への資料番号（ＩＤ）付与
　はじめに、写真に通し番号をふっていきます。
　EX)都村コレクションの通し番号
　　　　　　Ｔ０１ − ０１− ００１
　（資料の固有名） （袋） （連番）

　このように、上記の例にしたがって写真１点１点に番号をつけていきます。この作業番号は後のスキャニング作業の際にも共通の通し番号にしていくため、作業全体のなかでも、もっとも重要な作業です。

　１−２ 写真のスキャニング
　次に、写真をスキャニングします。
　これは、画像データとしてコンピュータにデジタル保存するために行います。
とりこんだ画像データは写真１点につき１ファイル、
１−１でつけた通し番号と同じ番号名のファイルにして、ハードディスク（またはMOなどのメディア)に保存します。通し番号と同じ名前にすることで、現物とデジタル画像との照合ができるようにします。

　１−３ 写真のカタロギング
　写真資料の情報をデータベースに入力します。 その際，画像ファイルの検索機能をもたせるために， １−１．で付与した資料番号，写真題名，被写体人物名，製作年， 資料への書きこみの有無，資料状態の注記（補修が必要かなど）， 入手先，入手年月，などの項目が必要となります。

　１−４ 写真の収納
　画像データを取り終えたスチル写真は、一点ずつポリプロピレン製の袋に入れ、専用の収納箱に通し番号順に収納します。立命館大学アート・リサーチセンターでは、室温１８℃，湿度５０％に管理された収蔵庫で写真の保管を行っています。

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